替上司開會並不簡單,做好3方面的準備,你就是上司面前的紅人

作為「打工人」,大部分都有過在 「會海」裡遨遊的體驗。

但除了自己參會,還有一種情況便是 替上司開會

有些人認為這是苦差事,純體力跑腿活,而且遇到會議時間比較久的,還認為是耽誤了自己,打亂了自己的節奏,影響了自己工作的進行。

但事實上,能夠代替上司去參加外部會議,是上司信任你的一種表現。

因為外出參加會議,代表的畢竟是單位的形象和面貌,上司可不會隨手拽一個人就代其出席。

另外,上司也是知道會議重要性的,不到萬不得已一般不會找人代替。

所以,如果有上司讓你代替他參加某個會議,一定要乾脆俐落的同意,不要吭吭唧唧、扭扭捏捏。

同時,要迅速確認好以下幾個問題,因為參加這種會議並不是「無腦」的,是要動腦子的。

1 會前

知道自己要參會後,要迅速搞清以下幾個問題:

1)去了要幹什麼

這是非常重要的一條。

有些宣講政策規定等類型會議,要求不會太高,有人參加就行,一般會後都會發放詳細的會議資料。

但如果是交流研討類會議,需要發言的,則需要跟上司確認:是否已有彙報交流材料。

有的話最好,因為書面材料已備好,表明上司已經審閱過了,你照著念肯定不會出現錯誤。

但如果會議倉促未能準備,則需要跟上司確認需要重點交流哪幾方面的內容,千萬不能自己想當然的發言。

2)會議著裝要求

會議偏正式,有比較高級的上司出席,你穿個套頭衫、牛仔褲顯然不合適。

要搞清會議著裝要求,該西服襯衣領帶皮鞋的,要提前準備好。

3)規劃線路,按時參會

根據會議地點,提前安排好交通工具、行車路線,考慮路況等因素,保證自己能夠提前15分鐘到達會場。

特別是如果到外地開會,更是要注意這一點,別辛辛苦苦旅途奔波,到頭來發現沒趕上,倒是「竹籃打水一場空」了。

4)會具齊備,準備充分

最基本的要準備好一個筆記本、一支筆。

如果需要發言,相關的材料至少要準備2份。

桌面空蕩蕩,你幹瞪兩眼聽會是會非常尷尬的。

雖然現在手機錄音錄影等功能齊備,但是在會場上,聆聽、筆錄既是對與會上司的尊重,也是約定俗成的一種規則。

2 會中

1)姿態端正,形象良好

姿態良好的端坐椅子上,不趴、仰、歪、斜等。

代替上司參會,小了說代表上司,大了說是代表單位。

你的一言一行、一舉一動都會有人看在眼裡、記在心裡。

沒事還好,若有事了,會影響對你所在單位的風評。

2)輕聲躡腳,勿擾他人

中途有電話或者其它事情,離席時速度要快,腳步要輕,動作幅度要小,儘量不要發出太大的響聲,更不要有任何滑稽可笑的舉止。

3)大方自然,口齒清楚

如果遇到需要交流發言的時候,不要認為自己「人微言輕」而不敢大聲說。

上司既然讓你來,也是對你能力的一種認可,無需畏畏縮縮,盡可大方自然地展現自己。

另外還有一點,儘量不要提前離開會場,很多重要內容或者佈置任務都在最後,你提前離開不瞭解任務是什麼,可能就影響了工作。

3 會後

1)整理會議紀要報告上司

千萬不要替上司參加完會後就杳無音訊了,以為會議沒說啥或者沒有實質內容。

工作中要記住「件件有著落」。

替上司參會也屬于上司交辦的一項任務,完成後要將會議情況回饋上司。

會議紀要主要包括時間、地點、主持人、出席人、會議主題、發言人及發言內容(主體內容提綱即可)、會議發的材料、會議安排的工作任務及要求等,分條列項列出來。

要注意不要圖省事,把會議資料一股腦扔給上司,要把會議的重點標注出來。

2)參會所發東西全部「上繳」

如果會議有一些紀念品,比如筆、水杯之類的,不要認為東西價值低、上司看不上就自己截留了。

一定要與會議其它資料一起交給上司,他要不要是他的事,給不給是你的事。

4 寫在最後

替上司開會,看似不大,但中間的細節也值得大家注意。

比如, 到會場簽到,要簽上上司的名字;如果不能全程參加會議,中間離開的時候要把桌簽帶走。

「替上司開會」不僅僅是參加一個會議那麼簡單, 也是你鍛煉並展現自己職場能力的絕佳機會,只要你用心去做,把事做好,就能得到上司的認可和青睞。

並且,這也能更好地鍛煉你的處事能力、邏輯思維和系統思維。把一件小事以系統化思維去處理,就能養成良好的習慣, 舉輕若重的錘煉才能有舉重若輕地從然自得

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